Ferramenta de Análise da Demanda Promocional

Ferramenta de Análise da Demanda Promocional

O projeto surgiu em 2007 e foi desenvolvido para uma empresa de varejo de alimentos. A idéia principal consistia em criar uma metodologia que permitisse o controle da compra e distribuição de produtos promocionais (demanda volátil). Na época, o sistema ERP desta empresa não considerava o impacto da promoção no momento da geração dos pedidos de compra. 

BRAINSTORM: O primeiro passo foi separar o fluxo de distribuição em 2 segmentos: 

 - Fluxo CONTÍNUO:
  Consistia na reposição normal dos produtos, cuja compra dependia das parametrizações de Estoque Padrão e Nível de reposição, informados no cadastro produto / loja. O processo do abastecimento contínuo não seria interferido na compra do promocional.

 - Fluxo PROMOCIONAL:
  Este era o processo que seria desenhado pela equipe. Na época, havia muito pouco controle sobre compra e distribuição, e basicamente a compra era feita no momento da negociação da mercadoria junto com o fornecedor. A falta de controle na compra e distribuição do promocional estava acarretava seriamente o sobre-estoque de mercadorias nas lojas e nos centros de distribuição.

O objetivo do projeto era controle absoluto do FLUXO PROMOCIONAL, e este controle seria feito em 4 etapas:

1. Criar um calendário de promoções por tipos de anuncio (Anuncio TV, Tablóides, Lâminas, etc) e a respectiva lista de produtos;
2. Definir a quantidade de compra de cada produto, de acordo com o preço / margem a ser praticado;
3. Gerar as Necessidades de Compra e controlar a entrega dos fornecedores nos Centros de Distribuição;
4. Acompanhar as entregas dos Centros de Distribuição (CDs) nas lojas, analisando diariamente o índice de rupturas dos produtos promocionais e, se for o caso, intervir junto com o departamento comercial para a substituição ou cancelamento do produto na promoção.

Com base destas premissas, foi iniciado um projeto de software com o objetivo de:

• Consolidar dados de abastecimento e estoques dos CDs e das filiais do grupo;
• Permitir o acompanhamento do status de distribuição / abastecimento das promoções pelas áreas envolvidas no processo;
• Criar um histórico de vendas e das promoções para utilizarmos nas projeções de demanda para as promoções futuras.

Com base destas premissas, decidimos criar um portal Intranet, utilizando ASP.NET, que estaria monitorando os dados e disponibilizando as informações através de KPIs e relatórios analíticos, no caso do usuário querer se aprofundar na informação, e uma base de dados em SQL SERVER 2005 onde ficariam armazenados os dados sobre estoque e compra diários de cada produto / loja. Todo o estudo que compõe os fundamentos teóricos deste projeto estão disponíveis em forma de artigo neste website, ou então podem ser acessados neste neste link

DESENVOLVIMENTO:

1 - Cadastro das Promoções: Desenvolvemos um portal intranet que seria utilizado pelos departamentos envolvidos no processo. O primeiro passo era criar um módulo de cadastro para as promoções que seriam realizadas nas próximas semanas. Os dados de cadastro das promoções eram definidos pelo depto de Marketing, ficando à responsabilidade dos departamentos comerciais informar quais seriam os produtos destinados aquela determinada promoção, as praças (agrupamento de lojas) que estariam participando da promoção com o respectivo preço projetado de venda.

É importante destacar a segmentação dos anúncios por TIPO. Neste caso, um produto cadastrado numa promoção do tipo ANÚNCIO TV vende muito mais do que um produto cadastrado numa promoção do tipo TABLÓIDE. Portanto, ao mesmo tempo em que o cadastro das promoções era utilizado para controle interno e acompanhamento do abastecimento, posteriormente esta informação seria aproveitada para identificar os picos no histórico de venda daqueles produtos (e este estudo nos permitiria a calcular a demanda futura com base no comportamento das vendas promocionais).

1 - Consolidação dos estoques lojas / Cds: Foi modelado um banco de dados para armazenar as informações de compra / estoque das lojas e do centro de distribuição. Foram desenvolvidos ferramentas de ETL utilizando vba em Excell e Access para a extração de dados das bases das lojas e CD's. Os dados eram modificados, padronizados e armazenados em um banco de dados corporativo, desenvolvido exclusivamente para este processo (datawarehouse).

O processo de extração era executado diariamente através das tarefas agendadas do windows, e ocorria durante a madrugada para não sobrecarregar os servidores de cada filial. No final do processo era criado um log de erros, que por sua vez era enviado via email ao gestor responsável pela execução do processo. Através do log, era possível saber se houve alguma falha durante a extração dos dados de uma determinada loja, e os motivos do surgimento destes erros.
Foram criados relatórios de Business Inteligence que permitiam aos departamentos explorar a informação até os níveis mais detalhados.

Durante a madrugada também eram recolhidas as informações de venda dos produtos promocionais e armazenadas no repositório de dados. Estes dados posteriormente seriam utilizados para outras atividades: 1 - Automação da previsão da demanda futura (através de aplicação da Regressão Linear Múltipla) para o planejamento das compras; 2 - Análise do comportamento das vendas (canibalismo entre produtos, análise da demanda cruzada e estudo de sazonalidades).

A extração noturna também criava alguns relatórios pré-definidos em Excel. Normalmente, estas informações eram padronizadas pela empresa e utilizada por todos os departamentos envolvidos no processo. O objetivo era gerar os relatórios mais requisitados pelos departamentos em Excell e disponibilizá-los em uma intranet (imagem ao lado), desta forma evitando a sobrecarga no servidor em função de múltiplas consultas às bases de dados...

O objetivo dos relatórios era prover uma informação resumida do status do abastecimento / rupturas dos produtos promocionados.

As promoções cadastradas estavam disponíveis na intranet, podendo ser consultadas pelas lojas e pelos departamentos comerciais. Neste caso, percebemos que as lojas foram beneficiadas por este processo porque, em várias ocasiões, as lojas não tinham acesso às negociações da matriz, e através do portal poderiam identificar se um alto volumes de compra era derivado de alguma promoção...

As buscas poderiam ser feitas através de períodos, por códigos de produtos, pelo nome do evento, pelo código, etc, da melhor forma para o usuário buscar a informação. Através do portal era possível identificar se o produto estava em outras promoções também.

Neste caso, identificamos que as vezes um mesmo produto estava em 2 ou mais promoções no mesmo período, a preços diferentes! Fizemos então melhorias no sistema para detectar, no momento do cadastro da promoção, se determinado produto já estava em outra promoção no mesmo período...

O resultado final deste trabalho foi muito satisfatório: conseguimos reduzir as rupturas de produtos promocionais, algo em torno de 20Ͽara atuais 4ϿEste trabalho envolveu vários departamentos que eram responsáveis por etapas do processo, desta forma permitiu cada departamento identificar e monitorar suas falhas durante a execução do mesmo; permitiu que todos os envolvidos, incluindo lojas e CDs pudessem compartilhar informação das promoções.